Umsatzsteuer — Praxis-Guide
Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Folgen, Verzicht
Seit 2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine echte Steuerbefreiung mit harter Grenze – wer sie nutzt, muss seine Umsätze laufend im Blick behalten.
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt es kleinen Unternehmen, ohne Umsatzsteuer zu fakturieren. Für Gründer mit Privatkunden ist das oft ein Preisvorteil und spart Verwaltungsaufwand. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Regelung zum 1. Januar 2025 grundlegend umgebaut: neue Grenzen, keine Prognose mehr, sofortiger Wechsel bei Überschreitung.
Dieser Guide erklärt, was nach Stand 2026 gilt, wie Sie die Grenzen richtig berechnen, was im Gründungsjahr zu beachten ist und in welchen Fällen der Verzicht die bessere Wahl ist. Er ist keine Steuerberatung; bei Grenzfällen sollten Sie Ihre Steuerberatung einbinden.
Kleinunternehmer-Grenze 2026: 25.000 und 100.000 Euro
Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Die frühere Prognose für das laufende Jahr gibt es nicht mehr – maßgeblich sind die tatsächlichen Umsätze.
Gerechnet wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungseingang, ohne fiktive Umsatzsteuer aufzuschlagen. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus Vermietung, sowie Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor (§ 19 Abs. 2 UStG). Wichtig: Alle Tätigkeiten eines Unternehmers zählen zusammen. Wer neben dem Onlineshop noch Beratung anbietet, addiert beide Umsätze.
Rechtlich handelt es sich seit 2025 um eine Steuerbefreiung. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben, dürfen aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.
Grenze überschritten: was im laufenden Jahr sofort passiert
Die 100.000-Euro-Grenze ist eine harte Grenze. Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird; die Umsätze davor bleiben steuerfrei. Ab diesem Moment gilt die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuerpflicht und Vorsteuerabzug. Weil der Gesamtumsatz des Jahres zugleich über 25.000 Euro liegt, gilt die Regelbesteuerung auch im Folgejahr.
Ein Beispiel: Eine Designerin hatte im Vorjahr 22.000 Euro Umsatz und nimmt im laufenden Jahr durch einen Großauftrag bis Anfang Oktober mehr als 100.000 Euro ein. Die Rechnung, die die Grenze reißt, und alle folgenden Rechnungen müssen Umsatzsteuer ausweisen. Ist die Rechnung schon ohne Steuer gestellt, muss sie korrigiert werden – im Zweifel trägt die Designerin die Steuer aus eigener Tasche.
Die 25.000-Euro-Grenze wirkt dagegen zeitversetzt: Überschreiten Sie sie im laufenden Jahr, bleiben Sie in diesem Jahr Kleinunternehmer, solange Sie unter 100.000 Euro bleiben – im nächsten Jahr aber nicht mehr. Planen Sie Ihre Preise für das Folgejahr deshalb rechtzeitig inklusive Umsatzsteuer.
Kleinunternehmerregelung im Gründungsjahr
Bei einer Neugründung fehlt der Vorjahresumsatz. Nach Auslegung der Finanzverwaltung, wie sie auch die IHKs darstellen, gilt im Gründungsjahr deshalb die niedrigere Grenze von 25.000 Euro: Bleibt Ihr Umsatz darunter, sind Sie Kleinunternehmer. Der Umsatz, mit dem Sie im Gründungsjahr die 25.000 Euro übersteigen, unterliegt bereits der Regelbesteuerung.
Beispiel: Wer im Mai gründet und bis November 25.000 Euro einnimmt, bleibt bis dahin steuerfrei. Eine weitere Rechnung über 5.000 Euro im Dezember ist dann bereits umsatzsteuerpflichtig. Gerade Gründer mit einigen großen Aufträgen sollten ihre kumulierten Einnahmen monatlich prüfen. Ihre Entscheidung für oder gegen die Regelung treffen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Rechnungen als Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer gelten eigene Mindestangaben (§ 34a UStDV): vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine übliche Formulierung lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Weisen Sie niemals Umsatzsteuer aus – sonst schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt, obwohl Sie Kleinunternehmer sind. Bei der E-Rechnung gibt es eine Erleichterung: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen auch im B2B-Bereich immer als sonstige Rechnung, etwa als PDF, verschicken. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie alle Unternehmen.
Wann sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung lohnt
Die Regelung ist vor allem attraktiv, wenn Sie überwiegend an Privatkunden verkaufen, die keine Vorsteuer ziehen können, und wenn Ihre eigenen Einkäufe gering sind. Verkaufen Sie dagegen fast nur an Unternehmen, ist die Umsatzsteuer für Ihre Kunden ein durchlaufender Posten – Sie verlieren durch die Regelbesteuerung keinen Preisvorteil, gewinnen aber den Vorsteuerabzug. Das lohnt sich besonders bei hohen Anfangsinvestitionen wie Technik, Fahrzeug oder Warenlager.
Den Verzicht erklären Sie gegenüber dem Finanzamt, spätestens bis Ende Februar des zweiten Jahres nach dem betreffenden Jahr (§ 19 Abs. 3 UStG). Er ist unwiderruflich und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Rechnen Sie deshalb vorher durch, wie sich Vorsteuererstattungen, Preise und Verwaltungsaufwand über diesen Zeitraum entwickeln.
Die Frage, ob Sie Ihre Preise mit oder ohne Umsatzsteuer kalkulieren, ist letztlich eine Preisfrage. Wie man Preise über den Wert statt über die Konkurrenz setzt, behandeln die WOW-Mentor-Briefings – englischsprachige Audios mit vollständigem Transkript.
Checkliste für heute
- 1.Ihre Einnahmen monatlich kumuliert erfassen und Warnschwellen bei 20.000, 25.000 und 90.000 Euro setzen
- 2.Prüfen, ob Sie überwiegend an Privatkunden oder an Unternehmen verkaufen, und die Folgen für Ihre Preise durchrechnen
- 3.Rechnungsvorlage mit allen Angaben nach § 34a UStDV und dem Hinweis auf die Steuerbefreiung anlegen
- 4.Vor einem großen Auftrag prüfen, ob er die 25.000- oder 100.000-Euro-Grenze reißen würde
- 5.Bei hohen Anfangsinvestitionen mit der Steuerberatung klären, ob der fünfjährige Verzicht wirtschaftlich sinnvoll ist
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Häufige Fragen
Zählt für die Kleinunternehmergrenze der Umsatz oder der Gewinn?
Der Umsatz, genauer der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten. Ausgaben werden nicht abgezogen. Wer 40.000 Euro einnimmt und 30.000 Euro Kosten hat, liegt mit 40.000 Euro über der Vorjahresgrenze von 25.000 Euro.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Seit der Neuregelung sind Kleinunternehmer grundsätzlich von den Erklärungspflichten für die Umsatzsteuer befreit, also weder Voranmeldung noch Jahreserklärung. Das Finanzamt kann im Einzelfall trotzdem eine Erklärung anfordern. Ihre Einkommensteuererklärung mit Gewinnermittlung müssen Sie natürlich weiterhin abgeben.
Kann ich nach dem Verzicht wieder Kleinunternehmer werden?
Frühestens nach Ablauf der fünfjährigen Bindung. Danach können Sie den Verzicht mit Wirkung ab Beginn eines Kalenderjahres widerrufen, sofern Sie die Umsatzgrenzen dann einhalten.
Gibt es die WOW-Mentor-Briefings auf Deutsch?
Nein. Die Briefings sind englischsprachige Audios unter 30 Minuten mit vollständigem Transkript. Die Guides sind kostenlos und auf Deutsch.