E-Rechnung — Fahrplan für kleine Unternehmen
E-Rechnung Pflicht: was kleine Firmen 2026 bis 2028 tun müssen
Die E-Rechnung kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen – wer die eigene Stufe kennt, kann die Umstellung ohne Hektik und ohne teure Software erledigen.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen, die je nach Umsatz Ende 2026 oder Ende 2027 auslaufen. Für den Empfang gibt es keine Schonfrist: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen schon heute annehmen können.
Dieser Guide erklärt nach Stand 2026, was genau eine E-Rechnung ist, welche Fristen für Sie gelten, welche Ausnahmen es gibt und wie ein kleines Unternehmen die Umstellung pragmatisch organisiert. Er ersetzt keine Steuerberatung.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Ein einfaches PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
In der Praxis sind zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesen können. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Laut Bundesfinanzministerium erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht das PDF-Bild.
Betroffen sind nur Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst.
E-Rechnung empfangen: Pflicht seit 2025
Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer und Unternehmen, die selbst noch Papierrechnungen schreiben. Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Sie müssen der Zusendung einer E-Rechnung nicht zustimmen.
Das Postfach allein löst das Problem aber nicht. Sie brauchen ein Programm, das XML-Rechnungen lesbar darstellt und idealerweise direkt in Ihre Buchhaltung übernimmt. Außerdem müssen Sie die Rechnung korrekt archivieren: Zumindest der strukturierte Teil ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck oder ein PDF-Export reicht dafür nicht.
E-Rechnung Pflicht 2027 und 2028: die Übergangsfristen
Für die Ausstellung regelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangszeit. Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verwenden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ebenfalls bis Ende 2027 bleibt mit Zustimmung des Empfängers das EDI-Verfahren zulässig.
Daraus folgt: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Alle übrigen müssen es spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028. Ab dann ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Normalfall.
Warten Sie trotzdem nicht bis zum letzten Monat. Größere Kunden stellen ihre Eingangsprozesse schon jetzt um und bitten Lieferanten zunehmend um E-Rechnungen, weil sie deren Verarbeitung automatisieren wollen.
Ausnahmen: E-Rechnung Kleinunternehmer und Kleinbeträge
Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung verschicken, also als PDF oder auf Papier, auch an Geschäftskunden (§ 34a UStDV). Sie müssen aber, wie alle anderen, E-Rechnungen empfangen können. Wer absehen kann, dass er bald aus der Kleinunternehmerregelung herauswächst, sollte die Ausstellung trotzdem vorbereiten.
Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV). Das entlastet etwa Einzelhändler, Gastronomie und Handwerker mit vielen kleinen Beträgen. Für alle übrigen B2B-Rechnungen gilt nach Ende der Übergangsfrist die strukturierte E-Rechnung.
E-Rechnung erstellen: ein günstiger Umstellungsplan
Schritt eins: Empfang organisieren. Richten Sie eine eigene Adresse ein, etwa rechnung@ihre-domain.de, legen Sie fest, wer sie bearbeitet, und nutzen Sie ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt. Viele Buchhaltungsprogramme und Steuerberatungskanzleien bieten das inzwischen an. Schritt zwei: Archivierung klären – die XML-Datei muss unverändert und auffindbar gespeichert werden.
Schritt drei: Ausstellung vorbereiten. Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen kann, und testen Sie es mit ein oder zwei Stammkunden, bevor die Pflicht greift. Achten Sie darauf, dass Ihre Stammdaten vollständig sind, denn strukturierte Formate verzeihen fehlende Felder nicht. Schritt vier: Kunden informieren und deren Wünsche abfragen – manche bevorzugen XRechnung, andere ZUGFeRD.
Die E-Rechnung ist ein guter Anlass, Ihre Buchhaltung insgesamt zu automatisieren: Belege landen strukturiert in der Software, Zahlungen werden zugeordnet, Fehler sinken. Wie Unternehmen ganze Abläufe mit Software und KI neu aufsetzen, zeigen die WOW-Mentor-Briefings – englischsprachige Audios mit vollständigem Transkript.
Checkliste für heute
- 1.Ein festes Postfach für Eingangsrechnungen einrichten und ein Programm auswählen, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht
- 2.Archivierung so organisieren, dass die XML-Dateien unverändert im Originalformat aufbewahrt werden
- 3.Ihren Vorjahresumsatz prüfen und festhalten, ob Ihre Ausstellungspflicht für Umsätze ab 2027 oder erst ab 2028 greift
- 4.Rechnungssoftware auf EN-16931-fähige Ausgabe prüfen und mit einzelnen Geschäftskunden testen
- 5.Als Kleinunternehmer den Empfang sicherstellen und die Ausstellung vorbereiten, falls Sie die Umsatzgrenzen bald überschreiten
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Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich seit 2025, mit Übergangsfristen: Umsätze bis Ende 2026 dürfen noch anders abgerechnet werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt die Ausnahme nur, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Ab Umsätzen im Jahr 2028 gilt die Pflicht für alle, außer für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch erlaubt?
Im B2B-Bereich nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Empfängers. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung. Gegenüber Privatkunden sowie für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleibt es zulässig.
Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?
Ja: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und im Originalformat aufbewahren können. Ausstellen müssen Sie sie nicht; Sie dürfen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen verschicken.
In welcher Sprache sind die WOW-Mentor-Briefings?
Die Briefings sind englischsprachige Audios unter 30 Minuten mit vollständigem Transkript. Die Guides sind kostenlos und auf Deutsch.