Mitarbeiter einstellen — Praxis-Guide
Ersten Mitarbeiter einstellen 2026: Minijob bis Vollzeit
Der erste Mitarbeiter ist der Moment, in dem aus Ihrer Selbstständigkeit ein Unternehmen wird, und er kostet mehr als das Bruttogehalt.
Irgendwann reicht die eigene Zeit nicht mehr: Aufträge bleiben liegen, Verwaltung frisst die Abende, Wachstum stockt. Dann steht die Frage im Raum, ob und wie Sie jemanden einstellen. Viele Gründer zögern, weil Pflichten und Kosten unklar sind, und verlieren dadurch Monate.
Dieser Guide zeigt die drei typischen Beschäftigungsformen mit den Werten für 2026, rechnet die tatsächlichen Arbeitgeberkosten durch, listet die nötigen Anmeldungen auf und gibt einen einfachen Plan für die ersten Wochen. Er bezieht sich auf Deutschland; für Details zur Lohnabrechnung ist ein Steuerberater oder ein Lohnbüro sinnvoll.
Minijob, Midijob oder Vollzeit?
Ein Minijob mit Verdienstgrenze liegt 2026 bei höchstens 603 Euro im Monat, also 7.236 Euro im Jahr. Die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt, der seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro pro Stunde liegt; das entspricht laut Minijob-Zentrale gut 43 Stunden im Monat. Zum 1. Januar 2027 ist eine Erhöhung des Mindestlohns auf 14,60 Euro beschlossen, damit steigt auch die Minijobgrenze. Minijobs werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet, nicht bei der Krankenkasse des Beschäftigten.
Darüber beginnt der Übergangsbereich, oft Midijob genannt, von 603,01 bis 2.000 Euro im Monat. Hier ist die Beschäftigung voll sozialversicherungspflichtig, der Arbeitnehmeranteil steigt aber gleitend an. Oberhalb von 2.000 Euro gelten die normalen Beitragsregeln. Welche Form passt, hängt vom Arbeitsumfang ab: Für einige Stunden Unterstützung pro Woche ist ein Minijob unkompliziert, wer eine feste Schlüsselrolle besetzen will, braucht eine Teil- oder Vollzeitstelle.
Mitarbeiter einstellen: Kosten realistisch rechnen
Bei einem Minijob im gewerblichen Bereich zahlen Sie als Arbeitgeber laut Minijob-Zentrale 2026 insgesamt rund 31 Prozent Abgaben: Pauschalen zur Kranken- und Rentenversicherung, Pauschsteuer und Umlagen, dazu den Beitrag zur Unfallversicherung. Bei 603 Euro Verdienst sind das etwa 188 Euro zusätzlich pro Monat. Der Minijobber zahlt 3,6 Prozent Rentenversicherung, kann sich davon aber befreien lassen.
Bei sozialversicherungspflichtigen Stellen trägt der Arbeitgeber etwa die Hälfte der Beiträge. Die Beitragssätze liegen 2026 bei 18,6 Prozent Rente, 2,6 Prozent Arbeitslosenversicherung, 14,6 Prozent Kranken- plus Zusatzbeitrag der Kasse, im Durchschnitt 2,9 Prozent, und 3,6 Prozent Pflege. Der Arbeitgeberanteil macht damit rund 21 Prozent des Bruttogehalts aus. Hinzu kommen Umlagen für Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Mutterschaft, die Insolvenzgeldumlage und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Bei 3.000 Euro brutto sollten Sie also mit deutlich über 3.600 Euro monatlichen Kosten rechnen.
Vergessen Sie die indirekten Kosten nicht: Arbeitsplatz und Ausstattung, Software-Lizenzen, Einarbeitungszeit, Lohnabrechnung, Urlaub und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für bis zu sechs Wochen. Die produktive Zeit liegt im ersten Jahr deutlich unter der bezahlten.
Anmeldungen: Betriebsnummer, Krankenkasse, BG
Vor der ersten Anmeldung brauchen Sie eine Betriebsnummer, die Sie kostenlos beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Danach melden Sie den Mitarbeiter über ein zugelassenes Lohnprogramm oder das Portal der Sozialversicherung an: sozialversicherungspflichtig Beschäftigte bei der gewählten Krankenkasse des Mitarbeiters, Minijobber bei der Minijob-Zentrale. In einigen Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung ist eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn vorgeschrieben.
Bei der zuständigen Berufsgenossenschaft müssen Sie Ihr Unternehmen nach § 192 SGB VII binnen einer Woche nach Beginn melden, falls noch nicht geschehen. Außerdem führen Sie Lohnsteuer über die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt ab und rufen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters ab. Wer das nicht selbst machen will, gibt die Lohnabrechnung an ein Lohnbüro oder den Steuerberater.
Arbeitsvertrag und Pflichten ab Tag eins
Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen Sie nach dem Nachweisgesetz dokumentieren und dem Mitarbeiter aushändigen: Tätigkeit, Beginn, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen und weitere Punkte. Ein schriftlicher Arbeitsvertrag, der diese Angaben enthält, ist der einfachste Weg. Auch für Minijobber gelten Mindestlohn, bezahlter Urlaub und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Zu den laufenden Pflichten gehören die Arbeitszeiterfassung, der Arbeitsschutz mit einer Gefährdungsbeurteilung und der Datenschutz für Personalunterlagen. Legen Sie eine Personalakte an und bewahren Sie Lohnunterlagen geordnet auf. Vereinbaren Sie eine Probezeit, in der beide Seiten mit kürzerer Frist kündigen können.
Ersten Mitarbeiter einstellen: Rolle und Onboarding
Stellen Sie nicht für „alles, was liegen bleibt“ ein, sondern für eine klar beschriebene Rolle mit messbaren Ergebnissen. Schreiben Sie auf, welche Aufgaben Sie abgeben, was nach 30, 60 und 90 Tagen erreicht sein soll und wer wofür entscheidet. Dokumentieren Sie vor dem Start die wichtigsten Abläufe, damit die Einarbeitung nicht nur in Ihrem Kopf stattfindet.
Planen Sie in den ersten Wochen feste Zeit für Einarbeitung und kurze wöchentliche Gespräche ein. Der erste Mitarbeiter prägt die Kultur des Unternehmens stärker als jeder spätere. Wie kleine, hochprofitable Unternehmen ihr Team rund um wenige Schlüsselrollen aufbauen, zeigen die passenden WOW Mentor Briefings als englisches Audio mit vollständigem Transkript.
Checkliste für heute
- 1.Beschreiben Sie Rolle, Stundenumfang und Ziele für die ersten 90 Tage.
- 2.Rechnen Sie die vollständigen Arbeitgeberkosten inklusive Abgaben, Umlagen und BG durch.
- 3.Beantragen Sie die Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit.
- 4.Melden Sie den Mitarbeiter bei Krankenkasse oder Minijob-Zentrale und Ihr Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft an.
- 5.Erstellen Sie einen Arbeitsvertrag nach Nachweisgesetz und organisieren Sie Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
Passende Briefings
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Häufige Fragen
Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2026?
Die Verdienstgrenze beträgt 2026 laut Minijob-Zentrale 603 Euro im Monat beziehungsweise 7.236 Euro im Jahr. Sie ist an den Mindestlohn gekoppelt, der seit Januar 2026 bei 13,90 Euro liegt, und steigt mit der beschlossenen Mindestlohnerhöhung 2027 erneut.
Was kostet ein Mitarbeiter den Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt?
Bei sozialversicherungspflichtigen Stellen rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung plus Umlagen und Unfallversicherung. Bei gewerblichen Minijobs liegen die Abgaben bei rund 31 Prozent. Dazu kommen Ausstattung, Einarbeitung und Lohnabrechnung.
Kann ich als Einzelunternehmer Mitarbeiter einstellen?
Ja, die Rechtsform spielt dafür keine Rolle. Sie brauchen eine Betriebsnummer, müssen die Anmeldungen bei Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft vornehmen und Lohnsteuer abführen.
Sind die WOW Mentor Briefings auf Deutsch?
Nein, die Briefings sind Audio auf Englisch und Koreanisch mit vollständigem Transkript. Die Guides sind kostenlos und auf Deutsch.