Rechnung schreiben — Praxis-Guide
Rechnung schreiben 2026: Pflichtangaben, Sonderfälle, Ablauf
Eine korrekte Rechnung schützt Ihren Kunden beim Vorsteuerabzug und Sie vor Ärger mit dem Finanzamt – eine gut gemachte Rechnung sorgt zusätzlich dafür, dass das Geld pünktlich kommt.
Rechnungen zu schreiben klingt banal, ist aber eine der häufigsten Fehlerquellen bei jungen Unternehmen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Geschäftskunde die Vorsteuer nicht ziehen und schickt die Rechnung zurück – und Ihr Geld kommt später. Weist ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldet er sie dem Finanzamt.
Dieser Guide fasst nach Stand 2026 zusammen, was eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland enthalten muss, welche Sonderfälle Sie kennen sollten und wie ein einfacher Ablauf aussieht, der Zahlungsverzögerungen reduziert. Er ersetzt keine Steuerberatung. Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich behandeln wir in einem eigenen Guide.
Rechnung Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine vollständige Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten: den vollständigen Namen und die Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Dazu kommen Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
Außerdem gehören auf die Rechnung das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt, im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto, der Steuersatz und der Steuerbetrag – oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf. Der Leistungszeitpunkt darf nicht fehlen, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist; dann genügt ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Die Rechnungsnummer muss nicht lückenlos sein, aber eindeutig. Bewährt haben sich einfache Systeme wie Jahr plus laufende Nummer. Gegenüber einem anderen Unternehmer sind Sie zur Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung verpflichtet (§ 14 Abs. 2 UStG).
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten seit 2025 eigene Mindestangaben (§ 34a UStDV): Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Eine gängige Formulierung ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Weisen Sie als Kleinunternehmer niemals Umsatzsteuer aus. Sonst schulden Sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, obwohl Ihre Umsätze eigentlich steuerfrei sind. Praktisch: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung verschicken, also auch als PDF oder auf Papier, selbst an Geschäftskunden.
Sonderfälle: Kleinbetragsrechnung und Reverse Charge
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gibt es Erleichterungen (§ 33 UStDV). Es genügen Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung sowie das Bruttoentgelt mit Steuersatz oder dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Kundenname, Steuernummer und Rechnungsnummer sind hier nicht vorgeschrieben. Kleinbetragsrechnungen dürfen außerdem immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht Sie, sondern Ihr Kunde die Umsatzsteuer. Das betrifft zum Beispiel bestimmte Bauleistungen, Gebäudereinigung zwischen Unternehmern oder Leistungen, bei denen ein ausländischer Unternehmer an einen deutschen Unternehmer leistet (§ 13b UStG). Sie stellen dann eine Nettorechnung ohne Steuerausweis und müssen den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufnehmen (§ 14a Abs. 5 UStG).
Erbringen Sie Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, gelten eigene Angaben, insbesondere die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten. Lassen Sie sich vor dem ersten Auslandsauftrag kurz beraten; Fehler fallen oft erst bei einer Prüfung auf.
Rechnung schreiben Vorlage: einmal sauber, dann Routine
Legen Sie eine Vorlage an, die alle Pflichtfelder enthält, und nutzen Sie sie ausnahmslos. Ein Rechnungsprogramm oder die Rechnungsfunktion Ihrer Buchhaltungssoftware nummeriert automatisch, berechnet Steuern und archiviert Kopien. Das ist sicherer als ein Textdokument, das Sie jedes Mal anpassen.
Bewahren Sie Doppel Ihrer Ausgangsrechnungen und alle Eingangsrechnungen acht Jahre auf (§ 14b UStG), und zwar so, dass Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind. Korrigieren Sie fehlerhafte Rechnungen durch eine Rechnungsberichtigung oder Storno und Neuausstellung, nicht durch Überschreiben der alten Datei.
Wenn Sie an andere Unternehmen im Inland fakturieren, rückt die E-Rechnung näher: Empfangen müssen Sie sie bereits, und je nach Umsatz müssen Sie sie ab 2027 oder 2028 auch ausstellen. Wählen Sie Ihre Software deshalb gleich so, dass sie strukturierte E-Rechnungen erzeugen kann.
Schneller bezahlt werden: Zahlungsziel, Verzug, Mahnung
Nennen Sie ein klares Zahlungsziel mit Datum, Ihre Bankverbindung und einen Verwendungszweck. Schicken Sie die Rechnung direkt nach der Leistung, nicht erst am Monatsende. Bei größeren Projekten helfen Abschlagsrechnungen, damit Sie nicht monatelang vorfinanzieren.
Ein Geschäftskunde kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt; bei Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie auf diese Folge in der Rechnung besonders hinweisen (§ 286 Abs. 3 BGB). Im Verzug können Sie gegenüber Unternehmen Zinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 Euro verlangen, gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte (§ 288 BGB).
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Checkliste für heute
- 1.Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG oder, als Kleinunternehmer, nach § 34a UStDV anlegen
- 2.Ein eindeutiges Nummernsystem festlegen und Rechnungen nur noch über eine Software oder feste Vorlage erstellen
- 3.Für Reverse-Charge- und Auslandsfälle eigene Textbausteine mit den vorgeschriebenen Hinweisen vorbereiten
- 4.Rechnungen direkt nach der Leistung mit konkretem Zahlungsziel versenden und bei Verbrauchern den Verzugshinweis aufnehmen
- 5.Ausgangs- und Eingangsrechnungen acht Jahre revisionssicher archivieren und prüfen, ob Ihre Software E-Rechnungen kann
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Häufige Fragen
Muss auf jeder Rechnung eine Rechnungsnummer stehen?
Bei regulären Rechnungen ja, und sie muss einmalig sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto ist sie nicht vorgeschrieben. Für Ihre eigene Buchhaltung ist eine Nummer trotzdem sinnvoll.
Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?
Neben den Mindestangaben aus § 34a UStDV einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Einen Steuerbetrag dürfen Sie nicht ausweisen.
Darf ich Rechnungen als PDF per E-Mail schicken?
An Privatkunden ja, wenn diese einverstanden sind. An inländische Geschäftskunden ist ein PDF nur noch in der Übergangszeit zulässig und nur mit Zustimmung des Empfängers; Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen. Danach ist im B2B-Bereich eine strukturierte E-Rechnung Pflicht.
Sind die WOW-Mentor-Briefings auf Deutsch?
Nein, die Briefings sind englischsprachige Audios unter 30 Minuten mit vollständigem Transkript. Die schriftlichen Guides sind kostenlos und auf Deutsch.