Stundensatz berechnen — Praxis-Guide
Stundensatz berechnen: So kalkulieren Selbstständige richtig
Ein tragfähiger Stundensatz entsteht nicht aus dem Vergleich mit Ihrem alten Gehalt, sondern rückwärts aus dem, was Ihr Unternehmen im Jahr einspielen muss.
Der häufigste Denkfehler beim Start: Man nimmt das frühere Bruttogehalt, teilt es durch die Arbeitsstunden und schlägt etwas drauf. Das Ergebnis ist fast immer zu niedrig, weil es Urlaub, Krankheit, Akquise, Verwaltung, Absicherung und Betriebskosten ignoriert, die als Angestellter der Arbeitgeber getragen hat.
Dieser Guide zeigt eine Rechnung, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen in einer Stunde durchgehen können. Sie gilt für Freelancer, Berater, Handwerker und andere Dienstleister in Deutschland, Österreich und der Schweiz; die Absicherungskosten unterscheiden sich je Land, die Logik bleibt gleich.
Schritt 1: Das Jahresziel festlegen
Starten Sie mit dem Betrag, der am Ende des Jahres als Gewinn vor Einkommensteuer übrig bleiben muss. Dieser Gewinn muss Ihre privaten Lebenshaltungskosten, Ihre Kranken- und Pflegeversicherung, Ihre Altersvorsorge, die Einkommensteuer und eine Rücklage für schlechte Monate tragen. Als Selbstständiger gibt es keinen Arbeitgeberanteil, Sie zahlen alles selbst.
In Deutschland zahlen freiwillig gesetzlich versicherte Selbstständige 2026 den allgemeinen Beitragssatz von 14,6 Prozent plus Zusatzbeitrag, im Durchschnitt 2,9 Prozent, und 3,6 Prozent Pflegeversicherung, Kinderlose 4,2 Prozent, jeweils auf den Gewinn bis zur Beitragsbemessungsgrenze. In Österreich sind Beiträge an die SVS zu kalkulieren, in der Schweiz AHV, IV und EO als Selbstständige plus Krankenkassenprämie. Rechnen Sie diese Kosten ehrlich in Ihr Jahresziel ein.
Schritt 2: Betriebskosten addieren
Listen Sie alle Kosten auf, die Ihr Unternehmen im Jahr verursacht: Software und Abos, Hardware und deren Ersatz, Büro oder Coworking, Telefon, Versicherungen wie Berufs- oder Betriebshaftpflicht, Steuerberatung, Weiterbildung, Fahrzeug- und Reisekosten, Werbung, Website, Kontoführung. Viele Gründer unterschätzen diesen Block um die Hälfte, weil sie nur die offensichtlichen Posten sehen.
Ein Beispiel: 12.000 Euro Betriebskosten und ein Gewinnziel von 72.000 Euro ergeben einen notwendigen Jahresumsatz von 84.000 Euro netto. Die Umsatzsteuer kommt obendrauf und ist nicht Ihr Geld; Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis rechnen mit dem Bruttobetrag, müssen aber die Vorsteuer auf ihre Kosten selbst tragen.
Schritt 3: Fakturierbare Stunden realistisch schätzen
Das Jahr hat rund 261 Werktage von Montag bis Freitag. Ziehen Sie 30 Tage Urlaub, etwa 10 Feiertage und 10 Tage für Krankheit ab, bleiben ungefähr 211 Arbeitstage. Davon ist nicht jede Stunde abrechenbar: Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung und Leerlauf zwischen Projekten fressen je nach Geschäftsmodell 30 bis 50 Prozent der Zeit.
Rechnen Sie im Beispiel mit 60 Prozent Auslastung bei 8 Stunden: 211 mal 8 mal 0,6 ergibt rund 1.013 fakturierbare Stunden im Jahr. Wer im ersten Jahr noch keinen Kundenstamm hat, sollte eher mit 50 Prozent planen. Diese Zahl ist die wichtigste Stellschraube der ganzen Rechnung, und die meisten setzen sie zu hoch an. Rechnen Sie zum Vergleich einmal mit 40 Prozent: Der notwendige Stundensatz steigt dann auf über 120 Euro. Genau diese Spanne zeigt, warum Auslastung und Preis immer zusammen betrachtet werden müssen.
Schritt 4: Stundensatz und Tagessatz berechnen
Teilen Sie den notwendigen Umsatz durch die fakturierbaren Stunden: 84.000 Euro durch 1.013 Stunden ergibt rund 83 Euro netto pro Stunde. Das ist Ihre Untergrenze, nicht Ihr Zielpreis. Bei einem 8-Stunden-Tag entspricht das einem Tagessatz von etwa 665 Euro netto. Setzen Sie einen Aufschlag für Risiko und Gewinn obendrauf, denn die Rechnung geht bisher davon aus, dass alles nach Plan läuft.
Tagessätze sind für viele Projekte die bessere Einheit: Sie vermeiden Diskussionen über einzelne Viertelstunden und belohnen effizientes Arbeiten. Noch besser sind Festpreise für klar definierte Ergebnisse, weil der Kunde für den Nutzen bezahlt und nicht für Ihre Zeit. Genau dieser Schritt aus der Stundenfalle ist Thema eines der passenden WOW Mentor Briefings, die als englisches Audio mit vollständigem Transkript verfügbar sind.
Stundensatz Freelancer: am Markt prüfen und anpassen
Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit dem, was Kunden in Ihrer Branche und Region zahlen. Liegt Ihre Untergrenze deutlich über dem Markt, haben Sie drei Hebel: Kosten senken, Auslastung erhöhen oder ein spezialisierteres Angebot mit höherem Wert entwickeln. Unter die Untergrenze zu gehen, um Aufträge zu gewinnen, finanziert den Kunden aus Ihrer Altersvorsorge.
Überprüfen Sie Ihren Satz mindestens jährlich, wenn Kosten, Beiträge oder Ihre Erfahrung sich ändern. Neue Kunden bekommen den neuen Satz sofort, Bestandskunden mit angemessener Vorankündigung. Wer seinen Wert klar kommunizieren kann, muss selten über den Preis verhandeln.
Eine einfache Kontrolle nach drei Monaten zeigt, ob Ihre Annahmen stimmen: Erfassen Sie alle Arbeitsstunden, auch die nicht abrechenbaren, und vergleichen Sie Umsatz und tatsächliche Auslastung mit dem Plan. Liegt die Auslastung deutlich unter der Annahme, ist nicht zwingend der Preis zu niedrig, oft fehlt schlicht Nachfrage. Dann hilft mehr Akquise mehr als ein Preisnachlass. Liegt sie dauerhaft über 80 Prozent und Sie lehnen Anfragen ab, ist das ein klares Signal, den Satz anzuheben.
Checkliste für heute
- 1.Legen Sie Ihr Gewinnziel vor Steuern inklusive Kranken-, Pflege- und Altersvorsorge fest.
- 2.Erfassen Sie alle Betriebskosten eines Jahres in einer Liste, auch seltene Anschaffungen.
- 3.Schätzen Sie fakturierbare Stunden mit höchstens 50 bis 60 Prozent Auslastung.
- 4.Berechnen Sie Ihre Untergrenze als Stunden- und Tagessatz und addieren Sie einen Risikoaufschlag.
- 5.Prüfen Sie für Standardleistungen Festpreise statt Stundenabrechnung.
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Häufige Fragen
Wie hoch sollte der Stundensatz als Selbstständiger sein?
Eine pauschale Zahl gibt es nicht, weil Kosten, Auslastung und Absicherung stark variieren. Als Faustregel liegt ein tragfähiger Stundensatz deutlich über dem Stundenlohn einer vergleichbaren Anstellung, weil er Urlaub, Krankheit, Akquise, Betriebskosten und die volle Sozialabsicherung abdecken muss.
Wie rechne ich einen Tagessatz aus meinem Stundensatz?
Multiplizieren Sie den Stundensatz mit den Stunden eines vollen Projekttags, meist acht. Legen Sie vertraglich fest, wie viele Stunden ein Tag umfasst und wie Mehrarbeit abgerechnet wird.
Ist der Stundensatz netto oder brutto anzugeben?
Gegenüber Geschäftskunden nennen Sie üblicherweise Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer. Gegenüber Verbrauchern müssen Sie Endpreise inklusive Umsatzsteuer angeben. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus.
Gibt es WOW Mentor auch als deutsches Audio?
Nein. Die Briefings sind Audio auf Englisch und Koreanisch mit vollständigem Transkript; die Guides sind kostenlos und auf Deutsch.