दुकान का हिसाब किताब कैसे रखें: कैश बुक, स्टॉक, उधारी और ऐप

रोज़ की कैश बुक: दिन का हिसाब उसी दिन

कैश बुक सबसे बुनियादी और सबसे ज़रूरी रजिस्टर है। हर सुबह गल्ले में कितना नक़द है (ओपनिंग), दिन भर में कितना आया (नक़द बिक्री, उधारी की वसूली), कितना गया (माल की ख़रीद, किराया, चाय-पानी, स्टाफ़ को एडवांस, और आपने घर के लिए कितना निकाला), और रात को कितना होना चाहिए (क्लोज़िंग)। फिर गल्ला गिनिए। फ़र्क हो तो उसी दिन वजह ढूँढिए; अगले दिन याद नहीं रहता।

UPI और कार्ड से आई बिक्री अलग कॉलम में लिखिए, क्योंकि वह गल्ले में नहीं, बैंक में जाती है। हफ़्ते में एक बार बैंक स्टेटमेंट या UPI ऐप की एंट्री से अपनी लिखी बिक्री मिलाइए। इससे नकली पेमेंट स्क्रीनशॉट, छूटी एंट्री या बैंक चार्ज, सब पकड़ में आते हैं।

निजी और दुकान का पैसा अलग कीजिए

हिसाब गड़बड़ होने की सबसे बड़ी वजह है गल्ले से घर का ख़र्च चलाना और घर के खाते से दुकान का माल ख़रीदना। दुकान के लिए अलग बैंक खाता और अलग UPI रखिए। सारी बिक्री उसी में आए और दुकान के सारे ख़र्च उसी से जाएँ।

अपने लिए एक तय रकम हर महीने 'मालिक की तनख़्वाह' के रूप में निकालिए, और बीच में ज़रूरत पड़े तो उसे कैश बुक में 'मालिक ने निकाला' लिखकर दर्ज कीजिए। इससे पहली बार आपको साफ़ दिखेगा कि दुकान अपने ख़र्च और आपकी तनख़्वाह के बाद असल में कितना कमा रही है। लोन लेते समय भी साफ़ बैंक स्टेटमेंट बहुत काम आता है।

स्टॉक का हिसाब और असली मुनाफ़ा

हर ख़रीद का बिल एक फ़ाइल या ऐप में रखिए और ख़रीद रजिस्टर में तारीख़, सप्लायर, रकम और उधार या नक़द लिखिए। सबसे ज़्यादा बिकने वाले 20 से 30 सामान हर हफ़्ते गिनिए, और महीने के आख़िर में, या कम से कम हर तिमाही, पूरा स्टॉक गिनिए।

स्टॉक गिनने से ही असली मुनाफ़ा निकलता है। उदाहरण (नंबर काल्पनिक): महीने की शुरुआत में स्टॉक 2,00,000 रुपये का था, महीने में 3,00,000 का माल ख़रीदा, और महीने के आख़िर में 1,80,000 का बचा। यानी बिके माल की लागत 3,20,000 रुपये। अगर बिक्री 4,00,000 रुपये थी, तो कुल मुनाफ़ा (ग्रॉस प्रॉफ़िट) 80,000 रुपये, यानी 20 प्रतिशत। इसमें से किराया, बिजली, स्टाफ़ और आपकी तनख़्वाह घटाकर शुद्ध मुनाफ़ा बचता है।

जो माल तीन-चार महीने से नहीं हिला, उसकी अलग लिस्ट बनाइए। वह आपका फँसा हुआ पैसा है। उसे कॉम्बो ऑफ़र, थोक में या सप्लायर को लौटाकर निकालना अक्सर नया माल भरने से ज़्यादा फ़ायदेमंद होता है।

उधारी का हिसाब: देने वाली भी, लेने वाली भी

हर उधार ग्राहक का अलग पन्ना या ऐप में अलग खाता रखिए: तारीख़, सामान, रकम, और जमा की गई रकम। उधार देते समय ही एंट्री कीजिए और ग्राहक को उसका बकाया दिखाइए या मैसेज पर भेजिए। कई डिजिटल खाता ऐप अपने आप ग्राहक को SMS या WhatsApp रिमाइंडर भेजते हैं, जिससे तक़ाज़ा करने की झिझक कम होती है।

हर महीने एक सूची बनाइए कि कौन सा उधार 30 दिन से पुराना है, कौन 60 से और कौन 90 से। जितना पुराना उधार, उतनी कम वसूली की संभावना। इसी तरह सप्लायर का उधार भी लिखिए, यानी आपको किसे कब तक कितना देना है, ताकि भुगतान की तारीख़ पर पैसा तैयार रहे और सप्लायर का भरोसा बना रहे।

Dukan ka hisab rakhne wala app, Excel या Tally?

अगर आपका काम मुख्य रूप से नक़द-UPI बिक्री और उधारी का है, तो मोबाइल का कोई खाता या बिलिंग ऐप काफ़ी हो सकता है। अगर आप GST में रजिस्टर्ड हैं, बिल बनाते हैं, स्टॉक ज़्यादा है और CA के साथ काम करते हैं, तो Tally जैसा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर या कोई GST बिलिंग सॉफ़्टवेयर बेहतर रहता है। Excel बीच का रास्ता है, अगर आप या कोई स्टाफ़ उसे नियमित भर सके।

जो भी चुनें, तीन बातें देखिए: हिंदी या आपकी भाषा में आसान है या नहीं, डेटा का बैकअप कहाँ जाता है, और क्या आप डेटा निकालकर CA को दे सकते हैं। किसी भी ऐप में सिर्फ़ ज़रूरी जानकारी डालिए और उसके डेटा इस्तेमाल की नीति पढ़िए।

टैक्स के लिए रिकॉर्ड और महीने की समीक्षा

आयकर और GST, दोनों में एक सीमा के बाद हिसाब-किताब और बिल रखना ज़रूरी होता है, और बड़े नक़द लेन-देन पर आयकर कानून में पाबंदियाँ भी हैं, जैसे एक सीमा से ऊपर नक़द लेना मना है और एक सीमा से ऊपर नक़द में किया ख़र्च टैक्स में कटौती नहीं माना जाता। नया Income-tax Act, 2025 आ चुका है और धाराओं के नंबर बदले हैं, इसलिए 2026 की मौजूदा सीमाएँ अपने CA से पूछिए। सभी ख़रीद और ख़र्च के बिल कम से कम उतने साल संभालकर रखिए जितना आपका CA कहे।

महीने की पहली तारीख़ को आधा घंटा अपने हिसाब के साथ बैठिए: बिक्री, ग्रॉस प्रॉफ़िट, ख़र्च, बकाया उधारी और बैंक बैलेंस। उबाऊ पर लगातार किए गए ऐसे काम ही बिज़नेस को स्थिर बनाते हैं; इस सोच पर WOW Mentor की नीचे दी गई ब्रीफ़िंग्स अंग्रेज़ी ऑडियो में हैं, पूरी ट्रांसक्रिप्ट के साथ।

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अंग्रेज़ी ऑडियो, पूरे ट्रांसक्रिप्ट के साथ।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल